TEAM WORK… BE OR NOT TO BE

El trabajo en equipo es una de las mejores vías para mejorar la efectividad organizacional. De hecho, se consideró que para que las organizaciones se mantuvieran competitivas al paso del tiempo, tanto las fabricas como oficinas debían incorporar el uso de los equipos humanos coordinados. Hoy se considera que la intervención en equipos de trabajo es una de las más comunes en las organizaciones, siendo una de las más efectivas para mejorar la efectividad de estas. Además de incrementar el éxito financiero de las empresas, los programas en trabajo de equipo mejoran los temas de RRHH, tales como el reducir la rotación y el absentismo. Hoy el trabajo en equipo sigue en aumento, debido a que no solo mejora el rendimiento, sino la satisfacción laboral y la calidad de vida laboral. Muchas organizaciones ven mejorar su eficiencia y productividad con el uso de equipos de trabajo en producción, además de aumentar la flexibilidad para operar en un rápido ambiente cambiante, como el actual. Todo ello ocurre porque el trabajo en equipo provee de apoyo social a los empleados, animándoles a cooperar y hacer del trabajo una actividad más interesante y retadora. Sin embargo, la creación de equipos efectivos no es cosa sencilla y algunos especialistas lo consideran una empresa difícil de lograr, por los retos que ello confronta. Por ello una aproximación científicamente válida, realista y adaptada a las verdaderas necesidades de la organización es fundamental y necesaria para la implementación de equipos de trabajo exitosos, amén de un  compromiso inquebrantable de la gerencia por lograrlo.

¿Que convierte a un grupo en un equipo en exitoso? Llámese de alto rendimiento, eficaz, etc. Un error muy común pero desafortunado en la mayoría de las organizaciones es pensar que conformar equipos de trabajo es solo asunto de reunir a un conjunto de personas con buenos conocimientos y habilidades para cumplir con las actividades del mismo. Esto es solo una parte, la realidad tiene que ver con factores como: la naturaleza de la tarea a realizar, el grado de interdependencia, diversidad de creencias, valores, e intereses de los miembros, los retos del entorno, recursos disponibles, medición de objetivos, etc. que tienen igual importancia, lo que Hackman (2011) llamó la inteligencia colaborativa. Se trata pues también, de establecer el contexto adecuado para el alto desempeño; una vez reunido y formados los talentos que conformarán al equipo. En Outstanding, partimos de dos ideas fundamentales:

“Lo que comienza bien, tiende a terminar bien”

Esta idea nos invita a pensar en que la vía más expedita para conseguir el alto rendimiento en un equipo, se encuentra en su formación. No habrá mejor estrategia que considerar desde el diseño el desempeño que esperamos lograr con la creación de un equipo de trabajo. Sin embargo y en la mayoría de los casos, los líderes de equipos tienen poco o casi ninguna influencia de poder conformarlo a su propio criterio (salvo algunas sugerencias, preferencias y gustos que pudiera emitir), sino más bien, la mayoría de las veces estos líderes heredan a sus equipos. En estos casos (que son la mayoría) partiremos de la formulación de K. Lewin, nuestra segunda idea fundamental para desarrollar equipos, en cuanto a que:

“El comportamiento de una persona estará influenciada por su personalidad y su contexto”

Por lo tanto, eso nos deja en la posibilidad de trabajar el componente de personalidad que resulta maleable en el individuo, es decir sus conocimientos y habilidades, y en consecuencia le diseñaremos el entorno propicio para que muestre las conductas esperadas; Cooperación Inteligente.

Nuestras intervenciones se enfocan en conseguir que sus equipos cumplan con tres condiciones de efectividad:

1. Logren completar sus tareas (objetivos) con los estándares de calidad esperados.

2. Mantengan buenas relaciones sociales entre los miembros del grupo y entre estos y el resto de la organización.

3. Promuevan el crecimiento o desarrollo personal y profesional de sus miembros.

QUE HACEMOS:

• Cooperamos en el diseño, conformación de equipos de trabajo:

> Funcionales.
> De Proyectos.
> Estructuras Paralelas.
> Autoaministrados.
> Virtuales.

•Formación / Desarrollo de equipos de trabajo:

> Clarificar y clasificar las funciones o roles.

> Incluir o modificar las normas.

> Establecimientos de Objetivos.

> Mejora de la comunicación grupal.
> Solución de problemas y toma de decisiones.
> Efectividad de las Reuniones.

> Resolución de conflictos.

> Integración y cohesión de grupos.

> Mejora de las relaciones entre grupos distintos, oficina central y sedes foráneas.
> Y otras.

COMO LO HACEMOS:

De acuerdo a la naturaleza del objetivo con el grupo, se aplican de técnicas como:

• Team Building
• Consultoría de Procesos.
• Sesiones de Diálogos.

• Facilitación de Reuniones.
• Peceras.
• Nominal Groups.

• Gerencia del Conflicto Intra e Intergrupal.
• Evaluación de Alineaación Estratégica.
• Facilitación de Sesiones de Brainstorming.

• Análisis y Negociación del Rol.
• Investigación en Profundidad.
• Sesiones de Confrontación.

• Análisis del Campo de Fuerza.
• Diagrama de Responsabilidades.
• Indagación Apreciativa.

• Otros.

RESULTADOS:

• Creación de Equipos desde Scratch.
• Formación y Desarrollo de Competencias Claves.
• Desarrollo del Entorno Propicio.

• Creación de una estructura formal más eficiente y una red informal más eficaz.

BENEFICIOS PARA EL CLIENTE:

• Mejora de la capacidad de la organización para:

> Aumentar el desempeño, competitividad, eficiencia y respuesta al entorno.
> La satisfacción laboral y el clima de trabajo.
> Aumento de las probabilidades de éxito en procesos de globalización.
> Mejora de la efectividad, rentabilidad y vigencia organizacional.

¿Sus equipos incluyen miembros que deben trabajar juntos desde locaciones físicas separadas, quizás a través de diferentes zonas horarias? Si la respuesta es afirmativa, entonces parece que Ud. necesita emplear capacidad de “Trabajo Virtual”, tanto humano como tecnológico.

Los equipos virtuales pueden resultar tan dramáticamente exitosos como en funestos fracasos, o cualquier cosa entre esos dos términos. Esta clase de equipo cuando son diseñados, implantados y manejados de manera efectiva, permite aprovechar el talento de cualquier lugar en el mundo para apoyar en los problemas de negocios, servicio al cliente y crear nuevos productos. Sin embargo, si no se le ofrece la atención debida en los aspectos señalados, fallarán. Las organizaciones deben crear las condiciones para que un equipo de trabajo efectivo cristalice. ¿Cómo hacer eso? Es nuestro objetivo principal en este servicio.

ASPECTOS RELACIONADOS CON ESTE SERVICIO:

•  ¿Cómo la gente de diferentes culturas y lenguajes pueden compartir conocimiento, teniendo tan pocas oportunidades de trabajar persona a persona?

•  ¿Cómo se puede crear “confianza” en los equipos virtuales?

•  ¿En cuales aspectos debería enfocarse los gerentes cuando reclutan para un equipo virtual?

•  ¿Cómo se debe recompensar a un equipo virtual?

•  ¿Puede ser medido el retorno sobre la inversión para un equipo virtual? ¿Se debería medir? ¿Cómo hacerlo?

•  ¿Que cosas pueden hacer los líderes para coordinar y motivar a un equipo virtual?

•  ¿Cómo hacen las organizaciones para determinar cuales tecnologías encajan mejor con las tareas del equipo virtual?

•  ¿Cómo se puede manejar el conflicto dentro de un equipo virtual?

•  ¿Cómo se desarrollan en el tiempo y como los líderes pueden promoverlos?

•  Estrategia de Creación, desarrollo y mantenimiento de equipos globales.

Las organizaciones han comprendido el valor de los equipos multifuncionales para el mejoramiento de la efectividad global. Un Equipo multifuncional está comprendido de individuos pertenecientes a diferentes partes de la organización y que por la naturaleza de sus funciones se encuentran interrelacionados por metas grupales y globales. Llamados a veces equipos de proyectos cuando su vigencia está relacionada a la culminación de un proyecto, pueden aportar soluciones rápidas a problemas que tomarían cantidades de tiempo importante para se implementadas por grupos individuales. Igualmente pueden ser de naturaleza indefinida, cuyas funciones van desde corregir problemas específicos hasta la estandarización y mejora de los procesos y procedimientos del trabajo. Toma mayor tiempo desarrollar y mantener  a este tipo de equipos debido a que va más allá  de reunir a un grupo de personas para conseguir una meta en específica, sino más bien integrar a un grupo de personas que compartirán  objetivos continuos de mejoras, en una estructura y funciones paralelas a las de sus roles originales. De allí que se conozcan a esta última como equipos de estructuras paralelas.

ASPECTOS RELACIONADOS CON ESTE SERVICIO:

•  ¿Cómo lograr integrar roles y funciones de naturaleza diferente en el mismo cargo?

•  ¿Cómo obtener compromiso no solo de los miembros del equipo sino también de la línea supervisora formal del extra grupo?

•  Involucramiento y responsabilidad de la linea jerarquica de los miembros del grupo.

•  La creación y mantenimiento de la confianza entre miembros del equipo.

•  ¿Cómo lograr que las reuniones sean lo más efectiva posible?

•  Perfeccionamiento de la toma de decisiones y solución de problemas.

•  ¿Cómo manejar las salidas de miembros sin crear mayor distorsión en el equipo?

•  ¿Cómo integrar nuevos miembros de manera rápida y efectiva para todo el equipo?

•  ¿Cómo desarrollar el liderazgo y el manejo del poder?

•  Otros.

En ocasiones las presiones del entorno pueden llevar a una organización a probar estrategias no convencionales con su personal. Los equipos de trabajo autogestionados (E.A) son un ejemplo de tales estrategias. Por lo general son equipos de 10 a 15 personas que han sido facultados para realizar una serie de tareas gerenciales de manera autónoma (hasta donde sea posible), debido a que: programan sus trabajos y vacaciones, los miembros se rotan las tareas y roles entre ellos, se encargan de la procura de insumos de trabajo, establecen puestos de trabajo y deciden quién será el líder del grupo (por lo general existe un sistema de rotación y un criterio válido en el grupo para hacerlo). Si bien, la organización pudiera incrementar de manera radical la productividad, la calidad, la eficacia y la eficiencia (por lo general elimina uno o varios niveles de administración) con este tipo de esquema de trabajo (hasta de un 30% probado), también es verdad que es un esquema que reta la forma tradicional de gerencia, lo que hace que su implementación sea altamente planificada, organizada y ejecutada de manera muy exigente y meticulosamente por el liderazgo de la organización.

ASPECTOS RELACIONADOS CON ESTE SERVICIO:

•  ¿Está(n) realmente justificado(s) el/los equipo(s) de E.A en esta organización?

• ¿Son los E.A´s potencialmente exitosos para esta organización cliente, de acuerdo a sus condiciones actuales e ideosincracia?

•  ¿Cuales son los cambios tecno-estructurales que se deben realizar para implementar E.A’s en la organización cliente?

•  ¿Está la directiva realmente comprometida con estos cambios?

•  ¿Cuáles son los recursos materiales y humanos que se necesitará para la creación y mantenimiento de los E.A’s y cuál será la fuente de provisión?

•  Aplicación de estrategias de formación de equipos.

•  Otros.

Es probable que Ud. necesite integrar un equipo con responsabilidades funcionales o multifuncionales,  total o parcialmente virtual, dirigidos o autogestionado y con la distinción que sus miembros residan y/o sean de orígenes de países distintos, separados por la distancia, cultura y lengua materna. Esto indica que su organización ha entrado en un proceso claro de globalización. Este tipo de equipo enfrenta retos diferentes y especiales en comparación con el resto de los equipos, debido a por ejemplo, las diferencias del uso de horario (reuniones en horarios que para algunos son difíciles de direccionar — madrugada y noche —), el idioma (y los restos que plantea para la comunicación),  y las diferencias culturales. Este servicio de creación de equipos globales es un complemento al servicio de consultoría para la globalización (Ver –> “Servicios para la Globalización”).

ASPECTOS RELACIONADOS CON ESTE SERVICIO:

•  ¿Cómo la gente de diferentes culturas y lenguajes pueden compartir conocimiento, teniendo tan pocas oportunidades de trabajar persona a persona?

•  ¿Cómo se puede generar “confianza” en equipos globales?

•  ¿En cuales aspectos debería enfocarse los gerentes cuando reclutan para un equipo globales?

•  ¿Que cosas pueden hacer los líderes para coordinar y motivar a un equipo global?

•  ¿Cómo se puede manejar el conflicto dentro de un equipo global?

•  ¿Cómo manejar las diferencias culturales?

•  ¿Que cosas pueden hacer los líderes mejorar la efectividad grupal en un equipo global?

•  Estrategia de Creación, desarrollo y mantenimiento de equipos globales.

•  Otros.